Museerna berättar: Projektet "Farliga föremål"

Vem: Johanna Forsberg, intendent på Samlingsenheten på Armémuseum och Hanna Berndalen, intendent på Statens försvarshistoriska museer.

Arbetsuppgifter: Vi har flera olika uppdrag i våra respektive yrkesroller, men våra huvuduppgifter är att vi båda ansvarar för Primus, DigitaltMuseum, KulturNav och KulturPunkt; Johanna på Armémuseum och Hanna inom museinätverket Sveriges militärhistoriska arv.

Under eKulturseminaret (2019) på Armémuseum i Sverige höll ni ett föredrag om Primus som verktyg i ett inventeringsprojekt. 

Vad gick projektet ut på? 

Vi har under ett och ett halvt år arbetat med ett projekt som heter Farliga föremål. Projektet gick ut på att identifiera och riskbedömma eventuella farliga föremål i samlingarna i syfte att skapa säkra samlingar. Vi fokuserade på föremål som kunde vara brandfarliga och/eller explosiva. Exempel på föremålmålskategorier som gicks igenom var bomber, granater, tändrör, minor, ammunition, brandrör och tryckkärl. Samtliga föremål som bedömdes utgöra en risk och som inte gick att åtgärda avyttrades genom destruktion eller flyttades till en säker förvaring. I projektet ingick även gallring av övertaliga föremål för att skapa dimensionerade samlingar.

På vilket sätt var Primus ett stöd i arbetet med projektet? 

Primus fungerade som sammanhållande administrativt verktyg under hela projektet. Med hjälp av Primus kunde vi söka fram alla föremål som behövde få en riskbedömning och dela in dessa i kategorier med hjälp av funktionen Mappar. Excel-listor utifrån mapparna fungerade som stöd vid framplockning av föremål i magasin. Äldre inlagda bilder hjälpte till att identifiera föremål och visade vilka poster som behövde nya bilder. Äldre registrerad information och hänvisningar till arkivhandlingar talade om vilka eventuella åtgärder som redan genomförts på olika föremål. Befintlig information i Primus kompletterades med ny information som framkom under projektets gång. Genom en Administrativ händelse registrerades de riskbedömningar av föremål som genomfördes och informationen blev sökbar utifrån faktorer som typ av risk, datum och vem som gjort bedömningen. För alla föremål som fortfarande utgjorde risk vid projektets slut noterades information om detta i fältet Fara. Tack vare att alla uppgifter om risker registrrades i Primus, gick det att löpande ta fram statistik om projektets framsteg. Primus fungerade också som stöd för att notera information om de föremål som gallrades under projektet. Kollin med streckkoder var ett effektivt sätt att registrera nya placeringar, då föremålen packades kategorivis efter riskbedömning.

Följde ni någon standard eller rekommenderad procedur när ni utförde arbetet? Vilken/vilka i så fall? 

Vi följde inte någon etablerad standard eller rekommenderad procedur. Däremot skapade vi en egen metod för hur informationen vi tog fram, som exempelvis riskbedömning av föremålen, skulle registreras i Primus. Detta för att säkerställa spårbarhet och underlätta återsökning av information. Metoden togs fram tillsammans med Flygvapenmuseum som under samma tid genomförde ett liknande projekt i sina samlingar.

Vilka faktorer är avgörande för att arbetet/projektet ska lyckas?  

En förutsättning för hela projektet var att vi i magasinet har internetuppkoppling och därmed tillgång till Primus. En avgörande faktor för vårt projekt var att alla föremål var registrerade i Primus och även hade bild inlagd, samt placering. Detta gjorde att vi i projektets början kunde uppskatta hur omfattande arbetet skulle bli och föremålen kunde delas in i mappar utifrån kategori.

Projektets bemanning utgjordes av olika kompetenser och två av dessa var personer med väldigt god kunskap om Primus som därmed såg möjligheten att utnyttja Primus fulla kapacitet utifrån projektets olika delmoment.

Vilka lärdomar under processen förvånade er mest?  

Vi blev förvånade över att många föremål faktiskt innehöll brandfarliga och explosiva ämnen trots att de flesta överlämnats av Försvarsmakten och därmed borde vara kontrollerade. En lärdom är att äldre dokumentation inte alltid går att lita på och ofta har varit bristfällig. Vi har också insett att endel föremål varit felaktigt registrerade i Primus och därmed inte gått att identifiera som farliga föremål. T. ex fanns en stridsvagnsmina registrerad som trälåda, eftersom den för ett otränat öga ser ut som en sådan. En lärdom är därför att det är bra att tänka kreativt och brett vid sökningar både i Primus och på plats i magasinet.

Vilka rekommendationer har ni för andra som vill använda Primus för liknande projekt? 

Man måste vara konsekvent och bestämma standardformuleringar i förväg. Även om information inte passar in i något fält i Primus får man välja det mest lämpliga. Det viktiga är att man är konsekvent för att underlätta återsökning. Dela upp samlingen i mappar för att begränsa antalet, gärna en sammanhållande huvudmapp med undermappar. Var noggrann med efterkontroller för att stämma av att alla uppgifter registrerats efter avslutat delmoment. Detta görs med fördel genom att anpassa kolumner i mapp eller träfflista vid sökning.  

Vilka är projektets resultat?

Genom att kontrollera alla föremål som kunde utgöra en risk, har vi nu fått en säker och dimensionerad samling. Undersökningarna har resulterat i kunskapsuppbyggnad och kunskapsutbyte mellan projektmedarbetarna och externa samarbetspartners. Kunskapsuppbyggnaden har lett till förbättrad metadata i Primus genom att ny information, nya bilder och ensade benämningar registrerats. Tack vare detta är samlingarna lättare att söka i på DigitaltMuseum. Samlingarna har även fått en säker och bättre anpassad förvaring.