Museene forteller: Slik brukte vi Primus i prosjektet "Farliga föremål"

Hvem: Johanna Forsberg, kurator ved Samlingsenheten på Armémuseum og Hanna Berndalen, kurator på Statens försvarshistoriska museer.

Hva består deres daglige arbeidsoppgaver av?

Vi har flere ulike oppdrag i våre respektive yrkesroller, men våre hovedoppgaver er at vi begge har ansvar for Primus, DigitaltMuseum, KulturNav og KulturPunkt; Johanna på Armémuseum og Hanna i museumsnettverket Sveriges militärhistoriska arv.

Under eKulturseminaret på Armémuseum (2019) holdt dere et foredrag om Primus som verktøy i et inventeringsprosjekt. Hva gikk prosjektet ut på?

I ett og et halvt år arbeidet vi med et prosjekt som heter Farliga föremål. Det gikk ut på å identifisere og risikobedømme eventuelle farlige objekter i samlingene, med mål om å skape tryggere samlinger. Vi fokuserte på objekter som kunne være brannfarlige og/eller eksplosive. Eksempler på objektkategorier som ble gjennomgått, var bomber, granater, tennrør, miner, ammunisjon, brannrør og trykkbeholdere. Alle objektene som ble vurdert til å utgjøre en risiko og som det ikke var mulig å gjøre noe med, ble enten destruert eller flyttet til en trygg forvaring. I prosjektet inngikk også avhending av overtallige objekter, for å skape dimensjonerte samlinger.

På hvilken måte var Primus en støtte i prosjektet?

Primus fungerte som sammenholdende administrativt verktøy gjennom hele prosjektet. Ved hjelp av Primus kunne vi søke fram alle objekter som trengte en risikovurdering, og dele disse inn i kategorier ved hjelp av funksjonen Mapper. Excel-lister basert på Mappene fungerte som støtte da vi skulle hentet frem objekter i magasiner. Eldre innlagte bilder bidro til å identifisere objekter og viste hvilke poster som trengte nye bilder. Eldre registrert informasjon og henvisninger til arkivhandlinger fortalte hvilke eventuelle handlinger som allerede var gjennomført på ulike gjenstander.

Eksisterende informasjon i Primus ble utfylt med ny informasjon som kom fram i løpet av prosjektet. Gjennom en Administrativ hendelse ble de gjennomførte risikovurderingene av objektene registrert og gjort søkbare ut ifra faktorer som risikotype, dato og hvem som gjorde vurderingen.

For alle gjenstander som fortsatt utgjorde en risiko ved prosjektets slutt, ble informasjon om dette notert i feltet Fare, i Primus. Takket være at alle opplysninger om risiko ble registrert i Primus, var det mulig å fortløpende ta ut statistikk om fremskritt i prosjektet. Primus fungerte også som støtte for å notere informasjon om objektene som ble avhendet i løpet av prosjektet. Kolliene med strekkoder var en effektiv måte å registrere nye plasseringer på, fordi gjenstandene ble pakket etter risikokategori.

Fulgte dere noen standard eller anbefalt prosedyre da dere gjorde arbeidet? I så fall, hvilke?

Vi fulgte ikke noen etablert standard eller anbefalt prosedyre. Derimot skapte vi en egen metode for hvordan informasjonen, for eksempel risikobedømming av gjenstandene, skulle registreres i Primus. Dette for å sikre sporbarhet og gjøre et enklere å gjenfinne informasjonen senere. Metoden kom vi frem til sammen med Flygvapenmuseum som gjennomførte et liknende prosjekt i samme periode.

Hvilke faktorer var avgjørende for at prosjektet skulle lykkes?

En forutsetning for hele prosjektet var at vi har internettilkobling i magasinet, og dermed tilgang til Primus. En avgjørende faktor for prosjektet vårt var at alle objekter var registrert i Primus – og hadde bilde og plassering. Dette gjorde at vi i starten av prosjektet kunne se hvor omfattende arbeidet ville bli, og gjenstandene kunne deles inn i mapper basert på kategori.

Prosjektet hadde en bemanning med ulike kompetanser, og to personer hadde veldig god kunnskap om Primus. De så dermed muligheten til å utnytte Primus’ fulle kapasitet ut ifra de ulike delene av prosjektet.

Hvilke lærdommer overrasket dere mest i løpet av prosessen?

Vi ble overrasket over at mange gjenstander faktisk inneholdt brannfarlige og eksplosive stoffer, til tross for at de fleste var overlatt fra Försvarsmakten og dermed burde vært kontrollert. En lærdom er at eldre dokumentasjon ikke alltid er til å stole på, og ofte har den vært mangelfull. Vi har også innsett at en del gjenstander har vært feilaktig registrert i Primus og dermed ikke kunnet identifiseres som farlige gjenstander. Det var for eksempel en stridsvogn-mine som var registrert som en trekiste, fordi den så slik ut for et utrent øye. En lærdom er derfor at det er lurt å tenke kreativt og bredt, både når man skal søke i Primus og i magasinet.

Hvilke anbefalinger har dere for andre som vil bruke Primus til liknende prosjekter?

Man må være konsekvent og bestemme standardformuleringer i forkant. Hvis informasjonen ikke passer i et felt i Primus, må man velge det mest passende. Det er viktig å være konsekvent for å gjøre gjenfinning enkelt. Del opp samlingen i mapper for å begrense antallet, gjerne en overordnet hovedmappe med undermapper. Være nøye med etterkontroller for å avstemme at alle opplysninger har blitt registrert etter avsluttet del av prosjektet. Dette gjøres med fordel ved å anpasse kolonner i mappe eller treffliste ved søking.

Hva er resultatet av prosjektet deres?

Ved å kontrollere alle gjenstander som kunne utgjøre en risiko, har vi nå fått en sikkert og dimensjonert samling. Undersøkelsene har resultert i kunnskapsoppbygging og kunnskapsutveksling mellom prosjektmedarbeiderne og eksterne samarbeidspartnere. Kunnskapsutbyggingen har ført til bedre metadata i Primus ved at ny informasjon, nye bilder og standardiserte benevnelser er blitt registrert. Takket være dette er samlingene lettere å søke i på DigitaltMuseum. Samlingene har også fått en sikker og bedre tilpasset lagring.