Oppgradering til Primus 10
Hvordan foregår utrullingen i sektoren? Når skal museets database oppgraderes med ny Primus-versjon? Hva innebærer det, og hvordan kan du forberede deg?
Hva er Primus 10?
Primus 10 er en skyløsning som erstatter Primus Win/Web. Primus 10 vil etter hvert dekke all funksjonalitet i Primus Win/Web, i tillegg til ha forbedret funksjonalitet, datakvalitet og brukeropplevelse.
Når kan vårt museum ta i bruk Primus 10?
En rekke Primus-databaser er nå oppgradert til den nye versjonen, og mange står for tur. KulturIT følger en systematisk plan der databasene klassifiseres, og oppgraderes i hensiktsmessig rekkefølge.
Planen for databaser som skal oppgraderes, er lagt for de nærmeste månedene, og museene det gjelder er blitt kontaktet av oss i KulturIT.
Hittil er det hovedsakelig museer med samlinger der det ikke er behov for alle funksjoner som er tilgjengelig i Primus 7.5, som har oppgradert til Primus 10. Imidlertid er det nå planlagt oppgradering for et større museum med avanserte behov i samlingsforvaltningen. Deretter vil flere liknende databaser bli oppgradert til ny versjon.
Spør oss gjerne om oppgradering, men vi i KulturIT vil alltid ta kontakt når en database er aktuell for å oppgraderes - i god tid før selve overgangen.
Utvikling parallelt med utrulling
De mest brukte funksjonene er på plass, og er forbedret fra forrige versjon. Løsningen tilfredsstiller altså behovene til institusjonene som oppgraderes nå. Imidlertid gjenstår enkelte utviklingsområder før løsningen har erstattet all funksjonalitet som store, konsoliderte museer gjerne benytter.
Utviklingen pågår parallelt med utrullingsløpet for å sikre at museene som får oppgradering, har funksjonene de trenger.
Tidshorisont for utrulling
Utrullingen av Primus 10 er planlagt å være gjennomført ved utgangen av 2026. Vi tar forbehold om at dette er et estimat.
Vi i KulturIT prioriterer det vi kan av personell og infrastruktur for å få en effektiv utrulling i sektoren. Avhengig av database, kan vi dermed oppgradere flere installasjoner parallelt. Vi gjør en nødvendig prioritering av databasene som best egner seg for Primus 10-oppgradering til enhver tid i utrullingsløpet.
Vi gjør også fortløpende justeringer for best utnyttelse av tilgjengelig kapasitet og tilpasser oss det enkelte museum så langt det er mulig.
Alle installasjoner skal etter hvert oppgraderes til ny Primus-versjon. Dette innebærer også at vi etter hvert vil planlegge et endelig punktum (End-of-Life) for Primus 7.5, men først når all nødvendig funksjonalitet er dekket i Primus 10.
Slik planlegger vi
Figuren viser en forenklet illustrasjon av hvordan KulturIT planlegger og gjennomfører oppgradering av museenes databaser, i parallelle løp:
- 1/1
Databaser: Ulik størrelse og variasjon
Hvor variert en database og bruken av den er, har betydning for hvor lang tid oppgraderingsprosessen vil ta. KulturIT klassifiserer planlagte databaser etter kriterier som forteller om variasjon og behov.
Grovt skissert klassifiserer vi databaser som Liten, Mellomstor/Liten med høy variasjonsgrad, Stor og Stor med høy variasjonsgrad. Klassifiseringen er et planleggingsverktøy, og estimert tidsbruk for oppgradering spesifiseres når KulturIT har fått fullstendig oversikt over databasen.
God kvalitet i oppgradering
Vi i KulturIT legger vekt på god kvalitet i oppgraderingen av hver database. Dette innebærer også god oppfølging. I tillegg til å gi et nytt og modernisert arbeidsverktøy, er den nye Primus-versjonen utviklet for å gi i langt bedre datakvalitet i samlinger. Disse endringene kan innebære et løft også for samlingsforvaltningspraksis og -struktur.
Primus 10 er større og har flere komponenter enn tidligere Primus-versjoner. Med relativt store endringer og forbedringer i den nye versjonen, blant annet at flere elementer ved registrering er endret fra fritekst til listeverdier, vil imidlertid enkelte typer informasjon ikke ha en naturlig oversettelse i ny versjon. Endringene er viktige for å styrke datakvalitet. De gir bedre søkbarhet og tilrettelegger for en mer konsistent samlingsstruktur og et sterkere grunnlag for analyse og automatisering.
Variasjon og praksiser for registrering og utfylling gir ulike behov for tilpasninger i ulike databaser. Med stadig flere oppgraderte databaser av ulik variasjon, vil denne prosessen kunne effektiviseres.
Hvordan foregår oppgraderingsløpet?
Oppgraderingsløpet begynner med at KulturIT kontakter museet. Dette gjør vi i god tid før selve oppgraderingen av databasen.
- 1/1
- Forberedelser: KulturIT vil komme med innspill til eventuelle utbedringer som kan gjøres før oppgraderingen. Dersom det er nødvendig at museet gjør endringer i Primus Win/Web, gir vi beskjed om dette i god tid. Dersom museet ønsker opplæring utover det inkluderte tilbudet etter oppgradering, kan KulturIT tilby dette.
- Testfase: KulturIT kopierer Primus-databasen og tester kompatabilitet med Primus 10. Resultatene avgjør varighet for oppgraderingen. Dette kan vi erfaringsvis anslå tidligere, basert på kategorien for databasen.
- Avtale overgangsdato: Vi avtaler tidspunkt for overgang til ny versjon. KulturIT informerer om overgangsdato minimum 14 dager i forkant.
- Oppgradering: Selve oppgraderingen tar relativt kort tid. På overgangsdatoen skal det ikke gjøres arbeid/endringer i databasen. Museets brukere får tilgang til e-læringsmateriell om Primus 10. Etter oppgraderingen vil man kun ha tilgang til Primus 10. Det vil altså ikke være mulig å benytte Primus 7.5 Win eller Web etter overgangen til ny Primus-versjon.
- Oppfølging: Vi har et praktisk igangsettingsmøte direkte etter oppgradering. Etter en periode har vi et oppfølgingsmøte der vi kartlegger eventuelle videre behov for opplæring.
Hvilke forberedelser bør museet gjøre?
Intern forankring og opplæring
Det kan alltid oppleves som en utfordring å lære seg et nytt verktøy. Sett av nødvendig tid til å sikre at ansatte får nødvendig opplæring i Primus 10.
I tillegg til innføringen som er inkludert, tilbyr KulturIT datofestede kurs og interne kurs og workshops på bestilling.
En anledning til å rydde
Det kan oppleves som nyttig og verdifullt for museet å rydde i Primus-databasen som en del av overgangen til ny versjon. I tillegg kan det effektivisere oppgraderingsprosessen.
Noen foretrekker å rydde før oppgradering fordi de er kjent i PrimusWin, mens andre opplever rydding som enklere og mer oversiktlig med Primus 10 og vil derfor gjøre det etter overgangen.
I planleggingsfasen gir KulturIT innspill til rydding. Vi strekker oss langt i å bistå i hvert tilfelle, men museet bør medregne noe tid til dette selv, enten før eller etter oppgradering.
Feltinformasjon
Enkelte felter som ikke var påkrevd utfylt i Primus 7.5, kan også påkrevd utfylt i Primus 10. I Primus Win/Web kan også egne praksiser være etablert i en organisasjon, som krever tilpasninger til Primus 10. Dette kan gjelde stedsposter eller ulik feltinformasjon, som for eksempel registreringsnivå.
Hvis museet har en praksis for å gjøre mange manuelle endringer eller benytter felter på egentilpassede måter, kan dette kreve visse tilpasninger fra KulturITs side. Jo mindre av slik praksis, jo enklere er oppgraderingen.
Et eksempel er stedsposter. Ulik eller manglende oppføring av stedsposter i Primus win/web kan komplisere "oversettelsen" av dataene inn i hierarkiet i Primus 10. Dette kan for eksempel gjelde tilfeller der gateadresse er oppført, men der angivelse av fylke og kommune mangler.
Hvis du vet at dette gjelder ditt museum, kan det være tidsbesparende å gjøre et grovarbeid i forkant. Da vil presentasjonen av stedsposter bli bedre i Primus 10.
Ønsker du opplæring?
KulturIT holder grunnkurs og administrator-kurs for Primus 10 både vår og høst. I administrator-kurset viser vi blant annet rydding av lister.
Hvorfor Primus 10?
Primus 10 er en betydelig forbedret versjon sammenlignet med tidligere Primus-versjoner. En oppgradering gir flere fordeler, blant annet ved at løsningen legger til rette for sterkere datakvalitet og struktur i samlingsforvaltningen.
Primus 10 kombinerer kvalitetene og funksjonene fra win og web i ett grensesnitt og har i tillegg en rekke nye og viktige verktøy. Dette inkluderer utbedret søk, rapporter og nytt brukergrensesnitt for mer effektiv katalogisering.
Med ny Primus-versjon er løsningen dessuten over på moderne teknologi og designstandarder.