Oppgradering til Primus 10
Hvordan foregår utrullingen i sektoren? Når skal ditt museums database oppgraderes med ny Primus-versjon, og hva innebærer det?
Hva er Primus 10?
Primus 10 er en ny og moderne skyløsning for forvaltning av samlinger, som erstatter Primus Win/Web. Primus 10 vil etter hvert dekke all funksjonalitet i Primus Win/Web, i tillegg til ha forbedret funksjonalitet, datakvalitet, sikkerhet og brukeropplevelse.
Når kan vårt museum ta i bruk Primus 10?
KulturIT følger en systematisk plan der de ulike databasene vurderes og oppgraderes i hensiktsmessig rekkefølge.
Planen for databaser som skal oppgraderes, er lagt for de nærmeste månedene, og museene det gjelder blir kontaktet av oss i KulturIT.
Små samlinger som bruker et begrenset utvalg funksjoner vil bruke kortere tid på oppgradering enn større og mer komplekse samlinger.
Spør oss gjerne om oppgradering for deres database, men vi i KulturIT vil alltid ta kontakt når oppgradering er aktuelt - i god tid før selve overgangen.
Hvordan foregår oppgraderingsløpet?
Oppgraderingen innebærer at Primus 10 erstatter tidligere Primus-versjon (Web/Win) ved museet. Prosessen begynner med at KulturIT kontakter museet.
- 1/1
- Forberedelser: Vi etablerer kontakt og gir relevant, praktisk informasjon og informasjon om e-læringsressurser
- Testfase: KulturIT tar en kopi av museets Primus-databasen og gjennomfører tester for å sikre en smidig oppgradering. Testresultatene avgjør varighet for oppgraderingen.
- Tidfesting: Vi avtaler dato for oppgradering.
- Oppgradering: KulturIT flytter alle data til museets nye database i Primus 10. I de få dagene dette pågår vil databasen være utilgjengelig for museets brukere. Etter teknisk oppgradering har vi et igangsettingsmøte med museet der vi fokuserer på brukertilganger og praktiske spørsmål samt gir en grunnleggende orientering om Primus 10.
- Oppfølging: Etter oppgraderingen arbeider museet som vanlig, og museets Primus-kontaktperson kontaktes for en oppfølgingssamtale.
Utvikling parallelt med utrulling
De mest brukte funksjonene er på plass, og er forbedret fra forrige versjon. Imidlertid gjenstår enkelte utviklingsområder før løsningen har erstattet all funksjonalitet.
Utviklingen pågår parallelt med utrullingsløpet for å sikre at museene som får oppgradering, har funksjonene de trenger.
Slik planlegger vi
Figuren viser en forenklet illustrasjon av hvordan KulturIT planlegger og gjennomfører oppgradering av museenes databaser, i parallelle løp:
- 1/1
Tidshorisont for utrulling
Utrullingen av Primus 10 er planlagt å være gjennomført ved utgangen av 2026. Vi tar forbehold om at dette er et estimat.
Vi i KulturIT prioriterer det vi kan av personell og infrastruktur for å få en effektiv utrulling i sektoren. Avhengig av database, kan vi dermed oppgradere flere installasjoner parallelt. Vi gjør en nødvendig prioritering av databasene som best egner seg for Primus 10-oppgradering til enhver tid i utrullingsløpet.
Vi gjør også fortløpende justeringer for best utnyttelse av tilgjengelig kapasitet og tilpasser oss det enkelte museum så langt det er mulig.
Alle installasjoner skal etter hvert oppgraderes til ny Primus-versjon. Dette innebærer også at vi etter hvert vil planlegge et endelig punktum (End-of-Life) for Primus 7.5, men først når all nødvendig funksjonalitet er dekket i Primus 10.
Databaser: Ulik størrelse og variasjon
Hvor variert en database og bruken av den er, har betydning for hvor lang tid oppgraderingsprosessen vil ta. KulturIT klassifiserer planlagte databaser etter kriterier som forteller om variasjon og behov.
Grovt skissert klassifiserer vi databaser som Liten, Mellomstor/Liten med høy variasjonsgrad, Stor og Stor med høy variasjonsgrad. Klassifiseringen er et planleggingsverktøy, og estimert tidsbruk for oppgradering spesifiseres når KulturIT har fått fullstendig oversikt over databasen.
God kvalitet i oppgradering
Vi i KulturIT legger vekt på god kvalitet i oppgraderingen av hver database. Dette innebærer også god oppfølging. I tillegg til å gi et nytt og modernisert arbeidsverktøy, er den nye Primus-versjonen utviklet for å gi i langt bedre datakvalitet i samlinger. Disse endringene kan innebære et løft også for samlingsforvaltningspraksis og -struktur.
Primus 10 er større og har flere komponenter enn tidligere Primus-versjoner. Med relativt store endringer og forbedringer i den nye versjonen, blant annet at flere elementer ved registrering er endret fra fritekst til listeverdier, vil imidlertid enkelte typer informasjon ikke ha en naturlig oversettelse i ny versjon. Endringene er viktige for å styrke datakvalitet. De gir bedre søkbarhet og tilrettelegger for en mer konsistent samlingsstruktur og et sterkere grunnlag for analyse og automatisering.
Variasjon og praksiser for registrering og utfylling gir ulike behov for tilpasninger i ulike databaser. Med stadig flere oppgraderte databaser av ulik variasjon, vil denne prosessen kunne effektiviseres.
Hvilke forberedelser bør museet gjøre?
Intern forankring og opplæring
Det kan alltid oppleves som en utfordring å lære seg et nytt verktøy. Sett av nødvendig tid til å sikre at ansatte får nødvendig opplæring i Primus 10.
I tillegg til innføringen som er inkludert, tilbyr KulturIT datofestede kurs og interne kurs og workshops på bestilling.
En anledning til å rydde
Det kan oppleves som nyttig og verdifullt for museet å rydde i Primus-databasen som en del av overgangen til ny versjon. I tillegg kan det effektivisere oppgraderingsprosessen.
Noen foretrekker å rydde før oppgradering fordi de er kjent i PrimusWin, mens andre opplever rydding som enklere og mer oversiktlig med Primus 10 og vil derfor gjøre det etter overgangen.
I planleggingsfasen gir KulturIT innspill til rydding. Vi strekker oss langt i å bistå i hvert tilfelle, men museet bør medregne noe tid til dette selv, enten før eller etter oppgradering.
Feltinformasjon
Enkelte felter som ikke var påkrevd utfylt i Primus 7.5, kan også påkrevd utfylt i Primus 10. I Primus Win/Web kan også egne praksiser være etablert i en organisasjon, som krever tilpasninger til Primus 10. Dette kan gjelde stedsposter eller ulik feltinformasjon, som for eksempel registreringsnivå.
Hvis museet har en praksis for å gjøre mange manuelle endringer eller benytter felter på egentilpassede måter, kan dette kreve visse tilpasninger fra KulturITs side. Jo mindre av slik praksis, jo enklere er oppgraderingen.
Et eksempel er stedsposter. Ulik eller manglende oppføring av stedsposter i Primus win/web kan komplisere "oversettelsen" av dataene inn i hierarkiet i Primus 10. Dette kan for eksempel gjelde tilfeller der gateadresse er oppført, men der angivelse av fylke og kommune mangler.
Hvis du vet at dette gjelder ditt museum, kan det være tidsbesparende å gjøre et grovarbeid i forkant. Da vil presentasjonen av stedsposter bli bedre i Primus 10.
Ønsker du opplæring?
KulturIT holder grunnkurs og administrator-kurs for Primus 10 både vår og høst. For å gi deg god oversikt, har vi samlet all informasjon om Primus-kurs og -opplæring på en egen side.
Hvorfor Primus 10?
Primus 10 er en betydelig forbedret versjon sammenlignet med tidligere Primus-versjoner. En oppgradering gir flere fordeler, blant annet ved at løsningen legger til rette for sterkere datakvalitet og struktur i samlingsforvaltningen.
Primus 10 kombinerer kvalitetene og funksjonene fra win og web i ett grensesnitt og har i tillegg en rekke nye og viktige verktøy. Dette inkluderer utbedret søk, rapporter og nytt brukergrensesnitt for mer effektiv katalogisering.
Med ny Primus-versjon er løsningen dessuten over på moderne teknologi og designstandarder.