Uppgradering till Primus 10

Ett antal Primus-databaser har nu uppgraderats till den nya versionen, och många står på tur. KulturIT följer en systematisk plan där databaserna klassificeras och uppgraderas i lämplig ordning. 

Planen för de databaser som ska uppgraderas är lagd för de kommande månaderna, och museerna som berörs har blivit kontaktade av oss på KulturIT. 

Hittills har det främst varit museer med samlingar där det inte finns behov av alla funktioner som finns tillgängliga i Primus 7.5, som har uppgraderat till Primus 10. Det är dock nu planerat en uppgradering för ett större museum med avancerade behov inom samlingsförvaltning. Därefter kommer fler liknande databaser att uppgraderas till ny version. 

Tveka inte att fråga om uppgradering, men vi på KulturIT kommer alltid att ta kontakt när en databas är aktuell för uppgradering – i god tid innan själva övergången. 

De mest använda funktionerna finns på plats och har förbättrats jämfört med föregående version. Tjänsten uppfyller alltså behoven för de institutioner som uppgraderas nu. Det återstår dock viss utveckling innan all funktionalitet som stora, konsoliderade museer ofta använder har kommit på plats.

Utvecklingen pågår parallellt med utrullningsprocessen för att säkerställa att de museer som får uppgradering har de funktioner de behöver.

Utrullningen av Primus 10 är planerad att vara genomförd vid slutet av 2026. Vi förbehåller oss rätten att ändra den prognosen eftersom detta är ett uppskattat tidsschema.

Vi på KulturIT prioriterar det vi kan av personal och infrastruktur för att säkerställa en effektiv utrullning. Beroende på databas kan vi därför ibland uppgradera flera installationer parallellt. Vi gör en nödvändig prioritering av de databaser som bäst lämpar sig för Primus 10-uppgradering vid varje given tidpunkt under utrullningen.

Vi gör också löpande justeringar för att bäst utnyttja tillgänglig kapacitet och anpassar oss efter varje enskilt museum så långt det är möjligt.

Alla installationer ska så småningom uppgraderas till den nya Primus-versionen. Detta innebär också att vi så småningom kommer att planera ett slutdatum (End-of-Life) för Primus 7.5, men först när all nödvändig funktionalitet är tillgänglig i Primus 10.

Hur varierad en databas och användningen av den är, påverkar hur lång tid uppgraderingsprocessen kommer att ta. KulturIT klassificerar planerade databaser efter kriterier som visar på variation och behov. 

Grovt sett klassificerar vi databaser som Liten, Mellanstor/Liten med hög variationsgrad, Stor och Stor med hög variationsgrad. Klassificeringen är ett planeringsverktyg, och uppskattad tidsåtgång för uppgradering specificeras när KulturIT har fått en fullständig översikt över databasen. 

Vi på KulturIT lägger stor vikt vid god kvalitet i uppgraderingen av varje databas. Detta innebär också god uppföljning. Förutom att ge ett nytt och moderniserat arbetsverktyg, är den nya Primus-versionen utvecklad för att ge betydligt bättre datakvalitet i samlingar. Dessa förändringar kan även innebära en förbättring för samlingsförvaltningspraxis och -struktur.

Primus 10 är större och har fler komponenter än tidigare Primus-versioner. Med relativt stora förändringar och förbättringar i den nya versionen, bland annat att flera element vid registrering har ändrats från fritext till listor med värden, kommer dock vissa typer av information inte ha en naturlig översättning i den nya versionen. Förändringarna är viktiga för att stärka datakvaliteten. De ger bättre sökbarhet och möjliggör en mer konsekvent samlingsstruktur och ett starkare fundament för analys och automatisering. 

Variation och praxis för registrering och ifyllning skapar olika behov för anpassningar i olika databaser. Med allt fler uppgraderade databaser av olika variation, kommer denna process att kunna effektiviseras.

• Förberedelser: KulturIT ger förslag på eventuella förbättringar som kan göras innan uppgraderingen. Om det är nödvändigt att museet gör förändringar i Primus Win/Web, meddelar vi detta i god tid. Om museet önskar utbildning utöver det inkluderade erbjudandet efter uppgraderingen, kan KulturIT erbjuda detta.
• Testfas: KulturIT kopierar Primus-databasen och testar kompatibilitet med Primus 10. Resultaten avgör uppgraderingens varaktighet. Av erfarenhet kan vi ofta uppskatta detta i förväg, baserat på databaskategorin. 
• Avtal om övergångsdatum: Vi kommer överens om tidpunkten för övergång till ny version. KulturIT informerar om övergångsdatum minst 14 dagar i förväg. 
• Uppgradering: Själva uppgraderingen tar relativt kort tid. På övergångsdatumet ska det inte göras arbete eller ändringar i databasen. Museets användare får tillgång till digitalt utbildningsmaterial om Primus 10.
• Uppföljning: Vi håller ett praktiskt uppstartsmöte direkt efter uppgraderingen. Efter en period håller vi ett uppföljningsmöte där vi kartlägger eventuella vidare behov, inklusive eventuell ytterligare utbildning.